WebArs bietet die Entwicklung von Automatisierungen und die Verbindung bestehender Werkzeuge an. Für Schweizer KMU kann ein begrenzter Pilot der passende Einstieg sein: eine konkrete Aufgabe prüfen, das Ergebnis gemeinsam beurteilen und erst danach erweitern. Firmenanker ist Teil des WebArs-Portfolios. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie einen passenden Pilotumfang mit WebArs vorbereiten.
Projektfrage 01
Eine Aufgabe statt eines Gesamtumbaus
Ein Pilot mit WebArs sollte mit einer betrieblichen Frage beginnen. Beispielsweise: Lassen sich eingehende Projektanfragen aus einem freigegebenen Kanal so ordnen, dass das Team schneller erkennt, welche Unterlagen fehlen? Das Ergebnis wäre eine vorbereitete Übersicht, keine selbständige Zusage an Kunden. Ein solcher Ausschnitt erleichtert die Prüfung, weil Eingang und Ausgabe überschaubar bleiben. Ob KI dafür überhaupt erforderlich ist oder feste Regeln genügen, gehört in die technische Klärung mit WebArs.
Projektfrage 02
Welche Informationen WebArs zum Start braucht
Beschreiben Sie die heutige Bearbeitung, die verwendeten Systeme und die Person, die Ergebnisse beurteilt. Für eine erste Besprechung reichen anonymisierte Beispiele und eine Liste der benötigten Informationen. Echtdaten und umfassende Zugriffe sind dafür nicht automatisch erforderlich. Besonders hilfreich ist ein Fall, an dem die bisherige Bearbeitung stockt. WebArs kann anhand dieser Ausgangslage einen möglichen technischen Umfang einordnen. Die tatsächliche Umsetzung braucht danach eine klare Festlegung, welche Quellen und Systeme verwendet werden dürfen.
Projektfrage 03
Den Datenweg im Auftrag festhalten
Bei einem Schweizer Unternehmen sollten die eingesetzten Dienste, Bearbeitungsorte und Zugriffsrollen ausdrücklich geklärt werden. Das ist eine konkrete Projektfrage und keine Eigenschaft, die aus dem Namen eines Werkzeugs folgt. Fragen Sie WebArs deshalb, welche Anbieter im geplanten Ablauf beteiligt sind und welche Daten sie erhalten. Eine technische Beschreibung ersetzt eine erforderliche rechtliche Beurteilung nicht. Sie schafft aber die Grundlage, damit Ihre zuständige Fachperson den vorgesehenen Einsatz anhand der tatsächlichen Konfiguration prüfen kann.
Projektfrage 04
Die Übergabe gehört zum Ergebnis
Ein brauchbarer Pilot endet mit mehr als einem funktionierenden Bildschirm. Zum vereinbarten Ergebnis sollten eine kurze Ablaufbeschreibung, die verwendeten Zugänge und Rollen sowie bekannte Grenzen gehören. Ebenso wichtig ist die Anleitung, wie das Team den Ablauf stoppt und manuell weiterarbeitet. Besprechen Sie mit WebArs, welche Unterlagen und Konfigurationen übergeben werden und welche Betreuung danach gewünscht ist. Laufender Betrieb, spätere Änderungen und zusätzliche Systeme sind eigene Leistungsfragen, die im Angebot eindeutig benannt sein sollten.
Projektfrage 05
Weiterführen nur mit nachvollziehbarem Nutzen
Prüfen Sie gemeinsam normale Vorgänge, fehlende Angaben und einen technischen Fehlerfall. Notieren Sie, welche Nacharbeit erforderlich bleibt und wie viel Aufmerksamkeit die Kontrolle verlangt. Ein Pilot ist wirtschaftlich interessant, wenn er einen wiederkehrenden Engpass mit vertretbarem Betriebsaufwand entlastet. Werden nur selten ähnliche Fälle bearbeitet, kann eine verbesserte Vorlage ausreichend sein. Für eine Anfrage an WebArs genügen zunächst die Aufgabe, die beteiligten Werkzeuge und das gewünschte Arbeitsergebnis. Der bestehende Firmenanker-Leitfaden vertieft die Vorbereitung für Schweizer Unternehmen.
Vertiefung: Leitfaden zur Projektvorbereitung. Das Leistungsangebot von WebArs beschreibt die angebotenen Leistungen.